Szczecin, 14 maja 2013 r.

Zapytanie ofertowe nr 1/ZI/2013

( dotyczy usługi w zakresie zastępstwa inwestycyjnego)

I. ZAMAWIAJĄCY

Autocomp Management sp. z o.o.

ul. Władysława IV nr 1, 70-651 Szczecin

NIP: 955-218-99-80, REGON: 320324344, KRS: 0000275262

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Wstęp

Firma Autocomp Management sp. z o.o. otrzymała 26 kwietnia 2013 r. decyzję o dofinansowaniu realizacji projektu „Utworzenie Centrum Badawczo Rozwojowego Budowy Symulatorów Edukacyjnych i Trenażerów” - projekt alternatywny do podobnego projektu inwestycyjnego, planowanego do realizacji w ramach odrębnego konkursu, co do którego spółka nie otrzymała jeszcze decyzji o wynikach.

Autocomp Management sp. z o.o. poszukuje firmy, która pełniłaby funkcję Inwestora Zastępczego dla tej inwestycji z zastosowaniem wymogów określonych dla zakupu towarów i usług dla tego konkursu jak następuje:

„3. Jeżeli Beneficjent nie jest zobowiązany do stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych, Beneficjent zobowiązuje się do stosowania reguł, określonych w ust. 4 w odniesieniu do zamówień przekraczających wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 tys. euro netto i realizowanych w ramach wydatków kwalifikowanych.

4. Zasady konkurencyjności, jawności i przejrzystości uznaje się za spełnione, jeżeli Beneficjent zastosuje się do następujących reguł:

1) zobowiązuje się do wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usług lub wykonawców robót budowlanych, o ile na rynku istnieje trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia; równocześnie Beneficjent zobowiązany jest do zamieszczenia na swojej stronie internetowej (o ile posiada taką stronę) oraz w swojej siedzibie powyższego zapytania ofertowego; zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty oraz termin składania ofert;

2) w przypadku gdy pomimo wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usług lub wykonawców robót budowlanych Beneficjent otrzyma tylko jedną ofertę, uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną;

3) Beneficjent wybiera najkorzystniejszą spośród złożonych ofert w oparciu o ustalone w zapytaniu ofertowym kryteria oceny; wybór oferty jest dokumentowany protokołem, do którego załączane są zebrane oferty;

4) wszelkie czynności związane z realizacją zamówienia Beneficjent dokonuje w formie pisemnej, przy czym dla udokumentowania czynności innych niż zawarcie umowy i sporządzenie protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty, dopuszczalna jest forma elektroniczna i faks;

5) w przypadku gdy Beneficjent stwierdzi, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych, dostawców towarów lub usług lub wykonawców robót budowlanych przedstawia oświadczenie w tym przedmiocie wraz z uzasadnieniem wskazującym na obiektywne przesłanki potwierdzające jego stwierdzenie.”

1. Przedmiotem zapytania ofertowego jest wykonanie na rzecz składającego zapytanie kompleksowej usługi pełnienia funkcji Inwestora Zastępczego polegającej na zarządzaniu całością zadań mających za cel realizację Inwestycji przedstawionej w punkcie 3 i 4 niniejszego zapytania,

2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:

Zamiarem spółki jest budowa obiektów produkcyjnych i biurowych na zakupionym gruncie. Dla tej inwestycji Zamawiający zleci, a Inwestor Zastępczy przyjmie do wykonania zadania jak niżej:

a) opracowanie wstępnej koncepcji architektonicznej i funkcjonalnej obiektów oraz terenów będących przedmiotem inwestycji,

b) opracowanie wstępnego Harmonogramu Rzeczowo – Finansowego Inwestycji, jego aktualizacja w kolejnych krokach realizacji zadań,

c) aktualizacja oceny oddziaływania na środowisko przyszłej Inwestycji oraz posiadanych przez Zamawiającego warunków zabudowy dla tej inwestycji,

d) organizację wykonania projektu technologicznego i budowlanego,

e) przygotowanie wszelkich działań związanych z uzyskaniem pozwolenia na budowę w terminie do 30 listopada 2013 r.,

f) przygotowanie umów z wykonawcami na realizację zadań będących przedmiotem Inwestycji i koordynacja wykonawstwa tych umów,

g) przygotowanie i koordynacja umów na dostawę energii elektrycznej, wody, energii cieplnej, itp., niezbędnych do wykonania zadania inwestycyjnego,

h) przekazanie wykonawcom kompletnej dokumentacji oraz terenu budowy,

i) nadzór inwestorski przy realizacji Inwestycji nad wszystkimi branżami, zgodnie z przepisami ustawy prawo budowlane i innymi obowiązującymi przepisami,

j) nadzór nad zapewnieniem bezpieczeństwa i przestrzegania przepisów p. pożarowych bezpieczeństwa i higieny pracy, przez wszystkich uczestników procesu realizacji Inwestycji, w rozumieniu wymagań stawianych przez prawo budowlane i inne obowiązujące przepisy, podczas całego procesu realizacji Inwestycji,

k) optymalizacja kosztów inwestycji na każdym etapie jej realizacji, dokonywanie bieżącej analizy kosztów Inwestycji na zgodność z Harmonogramem Rzeczowo – Finansowym,

l) sprawdzanie i opisywanie dokumentów rozliczeniowych Zadania Inwestycyjnego pod względem merytorycznym i rachunkowym, w tym na zgodność z umową na wykonanie prac budowlanych i Harmonogramem Rzeczowo Finansowym,

m) bieżące, pisemne informowanie Zamawiającego o przebiegu realizacji Zadania Inwestycyjnego, inicjowanie wprowadzania zmian do treści umów zawartych z wykonawcami Inwestycji, przez przygotowywanie stosownych aneksów do tych umów, w związku ze zmianami warunków określonych w umowach, zawsze przy uwzględnieniu ograniczeń do dokonywania takich zmian wynikających z przepisów ustawy prawo zamówień publicznych,

n) prowadzenie narad roboczych na terenie budowy Inwestycji,

o) nadzór nad robotami w okresie ich realizacji w zakresie wynikającym z prawa budowlanego,

p) przeprowadzanie odbiorów rozliczeń częściowych realizacji Zadania Inwestycyjnego od Wykonawców,

q) przygotowanie materiałów do odbioru końcowego Inwestycji, powiadomienie wszystkich uczestników procesu inwestycyjnego o terminie odbioru końcowego Inwestycji oraz dokonanie odbioru końcowego Inwestycji,

r) uzyskanie wszystkich wymaganych przepisami prawa decyzji administracyjnych, opinii, uzgodnień, stanowisk organów administracyjnych po zakończeniu procesu inwestycyjnego i uzyskanie ostatecznej ( w administracyjnym toku instancji) oraz bezwarunkowej decyzji o pozwoleniu na użytkowanie Inwestycji,

s) rozliczenie końcowe Inwestycji,

t) przekazanie użytkownikowi Inwestycji wraz z kompletem niezbędnych dokumentów w stanie faktycznym i prawnym zdatnym do natychmiastowego rozpoczęcia użytkowania,

u) występowanie w imieniu Zamawiającego przed organami administracji i przed sądami, w sprawach wynikających z realizacji Inwestycji, w granicach udzielonych pełnomocnictw,

v) naliczanie i egzekwowanie w imieniu Zamawiającego kar umownych i/lub odszkodowań od wykonawców oraz dostawców i niezwłoczne przekazywanie ich Zamawiającemu,

w) przeprowadzenie przeglądów gwarancyjnych Inwestycji i po okresie rękojmi,

x) archiwizację korespondencji i dokumentacji i przekazanie ich Zamawiającemu w stanie kompletnym po zakończeniu Inwestycji lub rozwiązaniu umowy o zastępstwo inwestycyjne.

3. Przedmiot inwestycji

Przedmiotem Inwestycji jest:

- wykonanie prac projektowych zgodnie z opisem inwestycji,

- wybudowanie obiektów budowlanych na działce położonej przy ul. 1 Maja 36 w Szczecinie.

- oddanie obiektów do użytku w terminie do 31 grudnia 2014 r.

4. Opis Inwestycji

Inwestycja realizowana będzie na działce o powierzchni ~6.040 m2 położonej przy ul. 1 maja 36 w Szczecinie:

W wyniku realizacji projektu nastąpi wykonanie niezbędnych projektów budowlanych i branżowych, uzyskanie niezbędnych pozwoleń i dopuszczeń oraz budowa hali, warsztatów oraz obiektu biurowo socjalnego zawierającego pracownie projektowe i pomieszczenia biurowe zgodnie z poniższą specyfikacją:

a) hala produkcyjna o parametrach nie gorszych niż: powierzchnia 400 - 500 m², wielkość otworu drzwiowego ~ H = 4,5 m, W = 4 m, nośność posadzki 0,5 t / m², ogrzewana do 18⁰ C, zasilana w energię elektryczną (100 kW) i w wodę, wyposażone w wentylację mechaniczną, oświetlenie naturalne (świetlik) oraz elektryczne, posadzka nie powodująca zapylenia.

W hali tej odbywać się będą prefabrykacja dużych podzespołów oraz montaż gotowych symulatorów, testy prototypów, próby ruchowe, odbiory i prezentacje dla klientów.

Parametry hali winny umożliwić pomieszczenie w niej konstrukcji symulatorów mobilnych zabudowanych w naczepie ciężarowej dostosowanej do transportu przy użyciu ciągnika siodłowego oraz symulatorów stacjonarnych wymagających dużej powierzchni w przypadku użycia ekranów (pozoracja pola walki) oraz możliwości ich załadowania i wywozu do klienta po zmontowaniu ich konstrukcji i przeprowadzeniu prób. Konieczne do zapewnienia są tu wymogi dotyczące środowiska panującego w hali – zapewnienia odpowiedniej temperatury i wilgotności oraz niskiego stopnia zapylenia w zawiązku z instalowaniem w tej hali precyzyjnych urządzeń elektronicznych, mechanicznych i hydraulicznych.

b) budynek przeznaczony na pomieszczenia warsztatowe o powierzchni ok. 400 m² zasilany w energię elektryczną, wentylację mechaniczną, ogrzewanie.

W pomieszczeniach warsztatowych odbywać się będzie prefabrykacja małych podzespołów, testy prototypów tych podzespołów, ich próby, odbiory i prezentacje dla klientów tam, gdzie to będzie wymagalne. Konieczne do zapewnienia są tu wymogi dotyczące środowiska panującego w warsztatach – zapewnienia odpowiedniej temperatury i wilgotności oraz niskiego stopnia zapylenia w zawiązku z instalowaniem w warsztatach precyzyjnych urządzeń elektronicznych, mechanicznych i hydraulicznych.

c) budynek przeznaczony na pracownie projektantów oraz programistów, biura uzupełnione o niezbędne pomieszczenia sanitarne, socjalne, komunikacja o łącznej powierzchni ok. 600m², zasilane w energię elektryczną, wentylację, ogrzewanie. Bliskość pracujących w nich projektantów do pomieszczeń warsztatowych oraz hali montażowej odgrywa pierwszorzędną rolę -zapewnia współpracę montażystów z konstruktorami oraz ułatwia bezpośredni udział projektantów i programistów w uruchamianiu i testowaniu prototypów.

Budynki zostaną wyposażone w instalacje wymagane dla dopuszczenia ich do użytkowania oraz ocieplone dla zapewnienia prawidłowej temperatury na stanowiskach pracy. Zatrudnienie ogółem do 70 osób, z czego pracownicy „biurowi” do 40 osób.

Plac manewrowy umiejscowiony obok hali umożliwić winien dojazd, rozładunek/załadunek i manewrowanie samochodów ciężarowych o nośności całkowitej do 18 t. i pozwolić na wysyłkę kompletnych symulatorów do klienta po ich zmontowaniu na gotowo i przeprowadzeniu pełnych testów i prób.

Dokładna specyfikacja i konfiguracja obiektów określona zostanie na etapie projektowania.

Obiekt zostanie oddany do użytkowania zgodnie z funkcjami zawartymi w niniejszym opisie.

5. Termin złożenia oferty 24 maja 2013 r.

6. Zamawiający dopuszcza możliwości powierzenia wydzielonej części zamówienia podwykonawcom za uprzednią zgodą Zamawiającego wyrażoną na piśmie.

III. TERMIN WYKONANIA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Termin wykonania przedmiotu zamówienia: do 31.12.2014 r.

IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Oferent powinien stworzyć ofertę rzeczową i cenową dla oferowanego zakresu zastępstwa inwestycyjnego.

2. Oferent powinien przedstawić koncepcję inwestycji, jaka zostanie zaproponowana do realizacji w ramach zastępstwa inwestycyjnego. Koncepcja ta powinna zostać rozszerzona o wstępny Harmonogram Rzeczowo – Finansowy, w jakim Oferent podejmie się zrealizować Inwestycję.

Oferta powinna być:

- opatrzona pieczątką firmową,

- posiadać datę sporządzenia,

- zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,

- zawierać poświadczoną za zgodność z oryginałem kserokopię wypisu z rejestru przedsiębiorców lub zaświadczenia

z ewidencji działalności gospodarczej, wystawione w dacie nie wcześniejszej niżtrzy miesiące przed datą

złożenia oferty

- podpisana czytelnie przez osobę reprezentującą oferenta.

V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

1.Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres: Autocomp Management sp. z o.o., ul. Władysława IV nr 1, 70-651 Szczecin do dnia 24 maja 2013 r..

2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane

3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.

4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

5. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: http://www.ac-m.pl

VI. OCENA OFERT

Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

1. Kompletność oferty i jej zgodność z zawartością zapytania ofertowego Zamawiającego
2. Kompletność i atrakcyjność harmonogramu rzeczowo – finansowego inwestycji planowanej do realizacji
3. Atrakcyjność ekonomiczna koncepcji Inwestycji proponowanej do realizacji w ramach zastępstwa inwestycyjnego.
4. Proponowany sposób zabezpieczenia wykonania przedmiotu zamówienia.
5. Cena za wykonanie usługi objętej zapytanie ofertowym (wymóg obligatoryjny: cena zastępstwa inwestycyjnego nie może być uzależniona od wartości Inwestycji).
6. Udokumentowane doświadczenie w realizacji podobnych zadań.
7. Terminy realizacji zapewniające zakończenie Inwestycji w terminie do 31 grudnia 2014 r.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość odrzucenia wszystkich ofert w przypadku, gdy ich ocena wskaże, że nie zapewnią one realizacji celu biznesowego zakładanego przez Zamawiającego dla planowanej Inwestycji.

Zamawiający zastrzega sobie podpisanie umowy na zastępstwo inwestycyjne będące przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego pod warunkiem uzyskania dofinansowania planowanej inwestycji ze środków UE w ramach poddziałania 4.5.2 Wsparcie inwestycji w sektorze usług nowoczesnych, działania 4.5 Wsparcie inwestycji o dużym znaczeniu dla gospodarki, osi priorytetowej 4 Inwestycje w innowacyjne przedsięwzięcia Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość podpisywania umów częściowych na realizację zadań wynikających z niniejszego zapytania ofertowego oraz rezygnację z podpisywania umów na następne zadania.

VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

Ocena ofert zostanie dokonana w dniu 3 czerwca 2013 r., a wyniki i wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony 6 czerwca 2013 r. o godzinie 12:00 w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie internetowej pod adresem http://www.ac-m.pl

VIII. DODATKOWE INFORMACJE

Dodatkowych informacji udziela pan Zbigniew Karkota pod numerem telefonu 797 129 645 oraz adresem email: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.

IX. ZAŁĄCZNIKI DOSTĘPNE NA PROŚBĘ ZAITERESOWANYCH OFERENTÓW

1. Charakterystyka inwestycji 1 Maja 36

2. Szkic koncepcji planowanej zabudowy

3. Decyzja o środowiskowych uwarunkowaniach

4. Decyzja o warunkach zabudowy

5. Wstępna propozycja umowy

Prezes Zarządu

Krzysztof Hładyszewski